ISO的标准又一次改版升级,这一次是大动作。

为什么称之为大动作呢?原因是改动不仅是文字的,更是结构性的,更潜藏了管理效能的升级、也包含了对认证机构、审核员要求的升级,对证书含金量的升级。

ISO9001,ISO14001都是管理体系标准,自上世纪90年代以来(怎么显得这么古董?)已成功在众多企业推行,帮助中国的制造企业和产品进入获得了贸易通行证,进入国际市场。因此,中国作为制造业的大国,成为获得颁发ISO认证证书最多的国家,国际知名的、不知名的认证机构和本土的认证机构云集中国。

然而,时代悄悄地变化着,人们对“证书”的信任度不断下降,国际市场及买家也不将认证证书作为“通行证”,而是在这个通行证背后再一次加上了许多附带条件。为此,有人质疑,证书的价值何在?认证的价值何在?管理体系的价值何在?

本期聚焦:ISO大动作——ISO9001及ISO14001再升级

ISO 9001标准,自1987年首次颁布,前后经历四次改版,改版的重点如下:

在ISO9001的颁布与实施使得企业的质量管理有了一个统一的“标准”并可以得到检验,这促进了大量中小企业的质量管理过程的模块化与标准化,对保证企业的产品品质的一致性和稳定性提供了支持。标准颁布与应用的时机与中国制造业企业的发展时间相契合,中国制造业从作坊式、自发式管理走向正规化、规模化,ISO9001功不可没。

另一方面,环境保护问题也在上世纪90年代开始显化,并引发了多种绿色组织与企业的冲突。为此,ISO组织在1996年开始制定并颁布ISO14001环境管理体系标准,以其通过管理过程的标准化促进企业重视环境保护问题,强化企业的环境责任与能力。这一标准在刚刚分颁布之初被定义为“绿色贸易壁垒”,而中国很快将壁垒突破。认证并不是制约,而企业环保标准的统一性、环境执法的严肃性才是真正构成了企业环保“难点”。

ISO14001标准在2004年进行过一次修订,变化如下:

ISO14001的应用带动了环境保护在企业层面的推动,促进企业关注环保问题,取得了非常显著的效果。让环保这一社会性问题进入企业战略和管理运作,并落实到环境因素与环境影响,切实地促进了企业环保责任与义务地推动!

值得一提的是,考虑到职业健康与安全管理的重要性和“易忽视性”,由英国标准协会(BSI)、挪威船级社(DNV) 等13个组织于1999年联合推出的OHSAS18001职业健康安全管理体系标准。由于ISO、ILO(国际劳工组织)与这些认证机构的观点相去甚远,这一标准始终作为没有成为ISO标准,但又确是ISO9000、ISO14000之后的又认证热点。也为环境-健康-安全-管理体系的整合提供了思路与机会。

ISO9001与ISO14001的起草、修订与发布是由ISO组织下两个不同的标准委会员(即TC176和TC207)运作的。由于质量与环境保护所面对受众、及控制要点的差距,使得两个委员会各自独立运作。而这一次,我们看到了两个委员会空前的协作一致。我们相信这是全球化的结果、也是管理流程进一步升级、信息要求进一步统一的结果。

如何比较新旧两个标准之间的变化呢?最直接快速的办法是将两个标准的目录拿过来,看看新增加了什么条款,大条款下的支持性条文又有什么差别。为此,我们专门将四个标准的目录摘录如下,请大家自行比较。

从上表中,我们可以清晰地看到ISO9001与ISO14001在2015年终于统一了,都是10个大条款,且管理模式实现了一致。(如图。)相比较而言,ISO14001的修订更加显著,可以说是全面地向ISO9001靠拢,这与原来ISO14001标准中简单化的P-D-C-A模式有着巨大的区别,更加符合管理实践。

这些变化包括,如:

原来一笔带来的总要求中的“适合组织”,变成了第4条,组织背景或组织特征;

原来在ISO9001的八大原则中强调的“管理承诺”,在新版标准中扩展为第5大条款领导作用(领导力);

与原版ISO9001的策划与资源的概念相衔接,新版标准中的第6条“策划”与第7条“支持”是一种新的安排。这与早年我们参与编写的《国家环境管理体系审核员教程》中提出的“核心条款”与“支持性资源条款”基本一致。
(这里详细请见1998版的《国家环境管理体系审核员教程》,所谓核心条款是指:直接给环境影响带来改善的条款。如方案、运行控制、应急等。而支持性条款则并不直接降低环境影响,它是间接地作用于管理过程或人,促进技术的改进、控制措施的优化等,如监测、培训、沟通等等。)

第8、9、10这三大条款,两个标准都保留了原来的基本结构与总体要求,主要是文字的

以上较为重大的结构性调整。如果我们留意到更多细节,我们会发现:法律法规要求,变成了“义务”!不要有专门的条款要求“文件、文化件、文件控制”而转变成了“文化的信息”;而且对我们EHS人员非常重要的工具“培训”竟然没有了。

升级转版,具体做么?不要求做的事,还要做吗?

亲,这是一份EHS的NEWSLETTER,因此,我们会更多地讲述ISO14001的修订与变化。要想了解更多ISO9001和ISO14001的修订细节,可以来参加我们的内审员的公开课程。内审员升级也是标准换版的重要工作之一。若想了解详情,请点击:ISO9001&ISO14001转版升级培训

两个标准同时加强了领导作用。第五大条“领导作用”分别有三个子条款,即“5.1 领导作用和承诺 5.2 质量(环境)方针 5.3 组织的作用、职责和权限”。每一条款的开篇都是“TOP MANAGEMENT”。其中5.1是新增条款,它的具体内容如下:

领导作用在ISO9000族的基础标准中“质量管理原则”的八大原则进行了较为清晰的论述,要求“原则2:领导作用,领导者建立组织相互统一的宗旨、方向和内部环境。所创造的环境能使员工充分参与实现组织目标的活动。”更为可贵的是,在ISO9001中提出了以下实施性的内容:

实施本原则要开展的活动:

1.努力进取,起领导的模范带头作用。

2.了解外部环境条件的变化并对此作出响应。

3.考虑到包括顾客、所有者、员工、供方和社会等所有受益者的需求。

4.明确地提出组织未来的前景。

5.在组织的各个层次树立价值共享和精神道德的典范。

6.建立信任感、消除恐惧心理。

7.向员工提供所需要的资源和在履行其职责和义务方面的自由度。

8.鼓舞、激励和承认员工的贡献。

9.进行开放式的和真诚的相互交流。

10.教育、培训并指导员工。

11.设定具有挑战性的目标。

12.推行组织的战略以实现这些目标。

相比较于ISO9001的系统性地要求高层介入,新版的ISO14001在企业最高管理者的介入与行动要求上给予了充分的补足。

更多EHS朋友愿意将“LEADERSHIP”翻译或理解为领导力。需留意的是这里更强调的是高层的行动与带领,即要求其“在位谋其政”。传统翻译中的领导作用较为中性。为此,我们从企业管理的角度来看高层管理到底要做些什么呢?而这些要求在审核时又如何被验证呢?举例说明:

将“F:确保环境管理体系获得预期的结果”转化为审核检查表时,通常会包括:管理体系的预期结果是什么?(可从企业战略层面和执行层面两处入手。)作为企业的最高层管理人员,做了什么来确保能够达成这个预期?怎样能知道预期结果达成了?或者在无法达成时,我们会怎样处理 ?

亲们,下一次帮助领导迎接认证机构审核时,要做多一点工作了,不仅要领导“签字”、“批准”、“参会”,还要让领导了解多一点公司在环境管理方面的实际目标,更重要的是要让领导将环境与业务(BUSINESS 第C条)联系起来,否则,如何回答“环境管理体系在其业务系统”中的问题呢?

在标准的策划环节,标准给出了许多细微的修订。而这些细微的修订恰恰体现着ISO组织在环境管理上的用心与意图。请留意到这两个小小的却内含差异较大的变化

关于生命周期的环境因素:

6.1.2 环境因素的条款中,提出了“perspective考虑生命周期的环境影响”。这里等于是将原标准附录中的要求直接引入到正文之中,成为企业必须做一件工作。请大家留意的是关于生命周期分析的标准也已颁布。虽然在此,标准没有提出强制性要求生命周期分析做到何种程度,但3.3.3定义中的“原材料、设计、生产、运输销售、使用、废弃和最终处置”的七个阶段是应予以考虑的。

仅仅考虑环境因素或影响是远远不够的。生命周期的思想与方法在欧美国家的应用渐驱成熟,它们的最实际应用在“生态设计”也称“绿色设计”,是环境保护理念融合到产品设计、生产过程及服务过程设计、甚至业务模式设计之中。

为此,新版ISO14001标准的8.1运营规划与控制中,对生命周期中的环境因素影响提出了控制性要求,如下:

这一条款如何落实?在欧美日不少大型企业的产品设计中有了非常具体的应用,成功与经典案例并不鲜见。但更大量的现实情况却不容乐观,采用了生命周期的分析方法与数据,却并没有改变设计理解的情况也大量存在。

搞环保的朋友真心期望这一要求得到实实在在的落实。尽管似乎很多企业在考虑产品的生命周期,并以企业关注环保为“理念”,但其产品开发与设计的理念却不敢恭维。

例如,智能手机及其配套副件的更新换代、及与其他产品的匹配等等,如何在现社会资源的最大化节约,与企业利润之间取得某中平衡,是一个关键性问题。更加可悲的是,商家为保证更多的过度消费,所刻意制造的“时尚潮流”,进一步加剧了这一趋势。

笔者也许落后于时代,总是奢望遵守中国传统的“勤俭节约、物尽其用”的行为观念。现在太多产品在快速的消费过程中快速完成其生命周期,而产品的设计者、产品的营销者、都极力推动这种流行的消费理念、使得三年不换手机变得“奇怪”并且“OUT”,更糟糕的是操作系统的不断更新、不断增肥、应用软件占据越来越多内存,使得即便用户不想增加任何功能也已无法再使用原有功能。

生命周期分析——大品牌的手机商们该怎样做呢?好奇ING。

关于合规义务:

“6.1.3 Compliance obligations 合规义务”用词的变化是显而易见的,不再是含糊笼统的“法律与其他要求”。在其术语定义的说明中,对“合规义务”是这样说明的:

“OBLIGATION”一词翻译成为“义务”与中国文字中的“义务”是有所不同的,我们在这里进行一点点澄清。

在欧美系“OBLIGATION”更强调的约束力和契约责任。因此,如果这一点未能得以执行或达成结果,将直接被认为是违约,将得到“处罚”。

在中国的语意系统中,义务更大程度上有着“道德约束”的意味,而非法律或契约的强制性约束力,道德的违背之下,责任的承担、后果的承担及相应的惩罚均则较为模糊。

因此,我们在这里理解时,应更直接地理解为遵守、甚至强制性遵守。

法律本来就是严肃的!是必须的!答应的事(选择遵守的)也是必须的,这没什么好讲的。但总是有一些朋友会追求文字的表面语义。因此,我们强烈地建议停止讨论!这就是必须!在法律法规遵守的问题上还在探讨符合不符合,开不开不符合项,这实在是太丢脸了。

本次标准的修订,在坊间议论最多的是“取消了手册、程序文件”,甚至记录也几乎没有了,只是要求了保持文件化信息。ISO14001中保留了以下条款“7.5文件化信息 (7.5.1总要求7.5.2制订与更新7.5.3文件信息的控制)”。与ISO9001一致。更仔细地浏览标准各条款中对于文化、程序、记录的要求,我们会发现几乎找不到PROCEDURE和RECORD这些词汇,替代的都是“可验证的文件化信息”。

这是一个趋势。根据以往认证性审核的经验与原则,可验证的信息的种类和方式可以很多。特别是现代的智能时代,越来越多的电子化信息,越来越高智能的自动化控制、越来越复杂或者简化的操作系统等等。这些信息因其电子化的特性,可存储、可读取、可复杂、可再现。这就是可验证。

手册和程序文件对管理体系的作用在于“规范性”,规定了标准所要求的流程怎么运作,规定了哪些人负责哪些事,应用怎样的方法、得到怎样的结果,即5W1H。

因此,在取消手册或程序文件之前,我们每一个文件的主人(起草者 OWNER)要问自己的第一个问题是:“如果不用文件予以规定,是否有可替代的可验证的规定来约定原来文件所规定的内容?”比如已编写进了软件,没有执行流程,根本没办法运行?或者已在表格及签批流程中体现出来了,不必再用文字描述一遍?……

要问自己的第二个问题是:“是否必须遵守执行该规定的人,在需要执行、查阅或更新时都可以确保他们遵循的是最新的版本?”这件事可以通过各种方式做到。例如电子化程序中的修订,修订之后立即生效,甚至不必专门的培训就得到执行。

在这里我们想让大家认真思索一下质量与环境管理的区别。质量管理体系由于产品或服务的流程性较强,从订单生成到交付客户,ERP系统解决了大量问题,提升了管理效能。非常好。

然后在ISO14001的实施中,我们常常遇到的问题是:无法流程化。它更强调的是“过程本身的状态”。例如,危险化学品的管理中,除了采购供应商流程外,我们更在乎的是:是否有泄漏?是否有标签?应急装备是否齐全?现场是否有温度控制、温度控制是否被打开或校验等等。这些状态性的要求与ISO9001的过程方法是非常不同的。而要验证这些都已做到,大量的记录仍是不可少。

因此,我们强烈建议,作为企业内部管理体系的管理者,我们要认真考虑,仔细确认,特别是关于环境因素的现场管理规范类的规定与要求,是否能充分地表达我们对法律的遵守、对规范的执行。

ISO9001与ISO14001一致,在这次修订中删除了“培训”,保留了“7.2 能力 和7.3 意识”两个条款。这多少让我们有一点点惊讶。因为在环境保护意识非常低的现状里,我们运作这个条款,至少保障了必要的培训时长和必要的培训内容得到传播。而培训经费也是我们EHS人可以掌握的少数费用之一。

“培训”条款去掉了,难道培训就不必做了吗?答案显然是否定的。7.2中对胜任性的要求没有任何降低。要达到胜任的要求,C、D及NOTE中都涉及必要的培训。标准只是将是否需要培训的判断交回给了企业,由企业自己决定是否要培训,以及培训什么,怎样培训。如果员工能够做到不通过培训就达到良好的意识,那么,培训就未必是必须的。

培训效果要达成怎样?在7.3意识的条款中给出了更详尽的要求。这里列出了四点内容,与原来的要求有一些细微的差别,包括方针、因素及影响、绩效及合规义务。请留意:合规义务是必须有的意识,而非针对胜任性——即,法律法规的培训不应仅集中于需要接触法规具体规定的员工,而应该具有一定的普及性,确保员工意识的到位。

因此我们建议企业:开展员工的环境保护普法宣传,让员工充分意识到环境保护与自己的关系。

变化之五、六、七…… 更多详细的变化,请大家认真去看标准文本。

早在1996翻译ISO14001标准的时候,我们就深刻体会ISO的标准是字字关键的,一个用词的不同,会带来理解、行动、结果上的巨大差异 。因此,标准中的每一个字都值得我们认真推敲。

通过上文的分析,我们可以得出这样的一个简单而直接的结论:ISO的标准也在与时俱进、充分考虑着全球化、信息化、网络化、远程化等等的新行业形势所带来的新挑战。在这种挑战里,我们必须回到一个根本:如何控制风险、如何找到机会(6.1确定风险与机遇)?质量风险、环境风险!而其他的条款,全部为风险的降低服务。形式不是不重要,而是我们需要更高品质和更高效率的形式工(程序、文件、规定等等),认证不应该只是验证符合性,应该对企业更具价值。

再者,全球化带来的物质流动的全球化造就了许多环保的问题:

我们大量进口原材料时,我们买进的不只是有用的,还包括杂质;

我们大量出口各类产品,有用的部分给了人家,留在家里的却是废弃物、甚至污染物;

我们大量快速更新换代产品,新的东西生产了,旧的东西呢?我们还没有一个良好的渠道和回收的系统来促进废旧资源的利用与再生;

甚至,双11也好,淘宝也好,当我们大量购买了许多看似有用却不会去用的东西时,我们只是进行了物的搬运,却没有令其发挥价值;侧面地我们还鼓励了更多制造、更多储存和更多的搬运。其实也就鼓励了更多的“废弃”。——这是产品生命周期。我们该为自己企业的产品与消费领域做点什么呢?

ISO14001,将环境保护的要求融入企业的经营与业务过程!融入产品设计、融入日常工作。由一年一次,到现在每年至少两次,同时还在不同的地点展开了培训活动。