江苏省司法厅关于印发《江苏省司法厅关于进一步规范公证程序加强公证业务管理若干问题的意见》的通知 苏司规[2002]6号 各市司法局： 为更好地适应公证工作改革与发展的需要，推进我省公证工作的规范化、制度化，我厅制定了《关于进一步规范公证程序加强公证业务管理若干问题的意见》。现印发给你们，请认真贯彻执行。各地在执行过程中，遇及新情况、新问题，请及时报告我厅。 二〇〇二年九月二十五日 附件： 江苏省司法厅关于进一步规范公证程序加强公证业务 管理若干问题的意见 为更好地适应公证工作改革与发展的需要，推进我省公证工作的规范化、制度化，根据国务院批转的司法部《关于深化公证工作改革的方案》和有关法律、法规、规章以及有关规范性文件精神，结合我省当前公证工作实际，经研究，就执行《公证程序规则》，进一步规范公证程序，加强公证业务管理的若干问题提出以下意见： 一、关于公证处业务范围 1．公证处应办理法律、法规和规章确定范围内的公证证明业务，证明有关法律行为、有法律意义的事实和文书。 2．公证处根据有关规定和当事人的申请，可以办理抵押登记、提存、赋予债权文书强制执行效力、签发执行证书等与公证有关的法律事务。 3．公证处基于证明、沟通、服务、监督的职能，可以探索开展与公证机构中介性质相适应的综合性、非讼性的法律服务。 二、关于公证员亲自办理公证事务 4．上述公证证明业务、与公证有关的法律事务，由公证处安排公证员亲自承办，公证员助理协助公证员办理。 5.公证员在办理公证事务和有关法律事务过程中应发挥主导作用、承担主要工作责任。 6．公证员必须参与到公证事务的各个重要工作环节，有关公证事项受理、拟定承办意见等工作情况，应在公证卷宗中有所记载、反映。 7．招投标、开奖、拍卖、证据保全、现场监督等现场监督类公证事项，以及继承、遗嘱、遗赠扶养协议、赠与合同、声明书、委托书等涉及重大人身权和财产权或应当事人请求由公证处指派人员上门办理的公证事项，公证员应亲临现场办理有关事务，并根据规定亲自宣读公证词或进行现场处置。 8．公证书上应加盖承办公证员本人的签名章，或按有关规定在公证书上亲笔签名。 三、关子公证保密原则 9．公证员、公证员助理、公证辅助人员以及其他可能接触公证卷宗材料并知悉公证内容的人员，必须承担保守国家秘密和当事人秘密的义务，不得将公证内容泄露。 四、关于公证当事人 10．公民、法人以外的其他组织申办公证的，也可以成为公证当事人。 五、关于公证回避 11．当事人在公证书签发前可以提出回避申请，公证处或同级司法行政机关应当受理并在3日内作出决定。 六、关于公证管辖 12．《公证程序规则》第12条关于公证管辖的规定，应结合《江苏省公证条例(试行)》的有关规定执行。 13．若干当事人共同申请的公证证明事项涉及同一法律行为、法律事实或文书的，应按有关规定共同在一所公证处办理。 14．本厅根据全省经济、社会发展的需要，按照有关规定和总量控制、合理布局的原则，科学划分全省公证处的业务辖区，完善管辖争议的解决机制。 七、关于公证申请 15．公证申请人必须与公证事项有法律上的利害关系。 16．合同(协议)类公证事项、证明双务法律行为的公证事项，以及其他按照法律规定应由法律行为主体各方共同申请的公证事项，应由多个行为主体以各自各义共同申请。 17．公证处认为公证事项应追加有关与其有直接的法律上的利害关系的公民、法人或其他组织为当事人的，应通知其作为申请人参与公证事项。 八、关子公证申请的委托代理 18．申请办理公证事项，除遗嘱、赠与、收养、解除收养、认领亲子、委托、声明、生存以及其他与当事人人身有密切关系的公证事项外，可以委托他人代理，但受托人应出具有效的代理文件。公证处对代理文件应进行认真的审查、验定。 19．关于居住在国外或港澳台地区的当事人委托代理人申办公证事项，应按照司法部的有关规定办理。 20．当事人的代理人持台湾地区出具的委托公证书代理申办公证的，委托公证书需先经江苏省公证员协会核验、比对。 九、关子公证事项受理 21．公证处对当事人的公证申请，经审查、符合条件的应在3个工作日内予以受理。 22．公证处对不符合条件的公证申请，亦应在3个工作日内作出不予受理决定，并通知当事人。当事人要求出具书面决定的，公证处应当出具并送达记明不予受理的事由、当事人申诉方式、决定日期等内容的不予受理通知书，并将有关材料存档备查。 十、关于公证法律援助和公证费减免 23．公证处应认真贯彻司法部《关于开展公证法律援助工作的通知》、《江苏省法律援助条例》及国家计委、司法部《公证服务收费管理办法》等规定，严格按照有关工作程序实施公证法律援助、减免公证服务收费。 十一、关于公证审查 24．公证处应根据职权严格按照《公证程序规则》第23条所确定的重点和其他有关规定全面、客观地收集证据，并参照《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第五项的有关规则审核认定证据、确认其证明力。 25．公证处对公证顾问单位、常年联系单位的主体资格、行为能力在预先审查后，其法人资格、印章、经营许可证，法定代表人身份证明及签名样式、印章，法定代表人委托书，委托代理人的签名样式、印章、身份证件等材料可准予一次性备案，有效期为1年。备案材料涉及内容变更的，应及时重新备案。上述材料准予备案后，申办及办理过程中，当事人可不再提供。 十二、关子询问、谈话笔录 26．公证人员为了解、核实与公证事项有关的事实，需要询问当事人和有关证人的，应告知其权利、义务、法律责任和注意事项，并将询问、谈话内容载入笔录。如有关情况已在公证申请表中有所记载并经核实，除非公证人员认为仍需进一步核实、认定外，可不再询问有关当事人和证人。 27．批量性的公证事项，可采用制式询问、谈话笔录，并有“有无其它需要说明的情况”的问话。制式询问、谈话笔录的格式由公证处集体研究后确定，并应报同级司法行政机关备案。 十三、关于专门性问题、材料的鉴定、翻译 28．公证处在公证活动中对专门性问题、材料需鉴定、翻译的，应聘用、委托具备相应资格、资质的专业机构、人员进行。 29.公证处应加强对公证书译文质量的管理，按照当事人的需要和使用地的需要，提供准确无误的译文。原则上公证处应与一家翻译机构建立比较固定的业务联系，并注意审查其资格、资质，查验其验翻译质量。 十四、关于赋予债权文书强制执行效力和出具执行证书 30. 公证处应严格按照最高人民法院、司法部《关于公证机关赋予强制执行效力的债权文书执行有关问题的联合通知》(司发通[2000)107号，以下简称《通知》)、《公证程序规则》等有关规定，赋予债权文书强制执行效力、出具执行证书。 31．公证赋予强制执行效力的债权文书，当事人应在债权文书中订立执行条款，条款中债务人须明示在其不履行或不完全履行义务时，自愿放弃抗辩权，接受依法强制执行。 32．债权文书经公证赋予强制执行效力，但符合《通知》所规定的条件和范围，在履行过程中，当事人就债权文书的执行达成一致并符合上条规定的，公证处可依据当事人的申请，赋予该债权文书的强制执行效力。 33．符合《通知》第1、2条规定的债权文书所从属的担保合同，如抵押合同、质押合同、保证合同等，公证处可依据当事人的申请，赋予其强制执行效力。 34．办理公证赋予债权文书强制执行效力，须由债权文书的各方当事人共同向有管辖权的公证处申请。公证赋予强制执行效力及于债权文书担保条款或所附担保合同的，担保人须作为共同申请人。 35．债务人不履行或不完全履行公证赋予强制执行效力的债权文书的，债权人可以在《中华人民共和国民事诉讼法》第219条规定的申请执行期限内，向赋予该债权文书强制执行效力的原办证公证处申请执行证书。 36．债权人申请执行证书，应向公证处提交申请书、经公证赋予制执行效力的债权文书和债务人不履行或不完全履行债务事实的证明材料。 37．公证处出具执行证书必须专门编号，列明《公证程序规则》第38条第二款规定的内容，并及时将有关材料立卷归档。 十五、关于主办公证员承办公证事项 38．有关公证处应按照司法部《关于进行主办公证员负责制试点的通知》的规定和省厅核准的主办公证员负责制试点实施办法，严格掌握主办公证员可承办的不需要审批的公证事项的范围，建立健全公证质量保证机制。 十六、关子公证书生效日期 39．公证书自审批人批准或主办公证员签发之日起生效。审批人批准或主办公证员签发之日为公证书出证日期。 40．招投标、开奖、拍卖等现场类公证，按照有关特别程序规则的规定，公证员当场宣读公证词的，该公证证明白宣读之日起生效。 十七、关于公证书的送达 41．公证处有义务按照《公证程序规则》第43条的规定向公证事项的所有当事人送达公证文书。在办证过程中，公证处可与当事人就公证文书送达事项进行约定，并在公证卷宗中有所反映。 十八、关于拒绝公证 42．公证处受理公证事项后，经审查，对不真实、不合法的行为、事实和文书，应拒绝公证且应书面通知当事人。主办公证员承办的可以不需要审批的公证事项，如拒绝公证应报经公证处主任批准。 43．公证处决定拒绝公证有关不真实、不合法的行为、事实和文书，且发现当事人在公证过程中提供虚假证据、隐瞒事实的，应及时将拒办情况报省辖市司法局备案。省辖市司法局应据此向其他可能受理上述公证事项的公证处发出风险预告；必要时，还应向本厅报备。 十九、关于提存公证 44．公证处应按照《中华人民共和国合同法》以及《公证程序规则》、《提存公证规则》的有关规定办理提存公证。以履行清偿义务为目的的提存，自提存之日起，超过5年无人领取提存标的物的，即视为无主财产，在扣除有关费用后上交国库。 二十、关于公证申诉、投诉处理 45．公证当事人或与公证事项有利害关系的人对公证处出具的公证书，或公证处作出的不予受理、拒绝公证、撤销公证文书、不予撤销公证书的决定有异议的，可以在规定的期限内向该公证处的同级司法行政机关提出申诉。有关公证申诉主体、范围、期限等内容，《公证程序规则》和《江苏省公证条例(试行)》的规定不尽一致。在由有关部门进一步明确之前，当事人或利害关系人提出申诉的期限，暂按《公证程序规则》的规定执行。 46．司法行政机关处理公证申诉，实行统一受理、专人承办、建立专档、集体研究、领导负责的工作制度。 47．各级司法行政机关公证管理部门，具体负责公证申诉的处理工作，应当加强与法制工作部门的联系。 48．司法行政机关受理公证申诉后，应尽快予以处理。一般情况下，应在30日内作出处理决定；如因申诉事项复杂不能按时处理的，经本级司法行政机关首长批准，并向申诉人说明情况，可延长到45日内处理完毕。 49．司法行政机关按照《公证程序规则》第57条的规定，对公证事项进行处理应作出书面处理决定。处理决定，由公证管理部门在对公证事项进行全面审查并经征求法制部门意见后拟制申诉处理意见，报经司法行政机关首长审批后制作申诉处理决定书。 50．申诉处理决定书应包括以下主要内容：申诉人(姓名、住址，法人或其他组织名称、地址)、被申诉人(名称、地址)、申诉时间、申诉请求、查明的主要事实、处理依据、处理内容、救济措施。当事人或利害关系人认为处理决定不当，可以自收到决定书之日起60日内向上一级司法行政机关申请行政复议或者自收到决定之日起3个月内向有管辖权的人民法院提起行政诉讼。 51．关于司法行政机关、公证处按照《公证程序规则》第57条第1款第3项有关规定，如何掌握撤销公证书部分内容问题，待司法部就该条文作出解释后，按解释及有关要求执行。 52．司法行政机关处理公证申诉适用《公证程序规则》第57条第l款第4项规定的，应根据公证人员违反公证程序的情节轻重及造成的不同后果，先采取必要的补救措施；如果是无法补救或严重违反公证程序的，采取撤销公证书的措施。严重违反公证程序是指公证人员故意违反办证程序规定，不履行公证法规、规章规定的义务，并造成严重后果的行为。 53．当事人或利害关系人向公证处、司法行政机关、公证员协会就有关公证处、公证人员在公证执业过程中的行为提出投诉的，有关部门应当按照司法部《公证投诉处理办法(试行)》的规定认真、及时处理。如当事人或利害关系人的诉求不在投诉受理范围之内，应明确告知其有关对公证事项的申诉方式。 二十一、其他 54．《公证程序规则》施行以后，司法部就有关公证程序、公证业务管理问题有具体解释、规定的，按其内容执行。 55．本厅1995年制定的《改进公证程序简化办证手续试行办法》有关内容与《公证程序规则》及本《意见》不一致的，自本《通知》下发之日起停止执行。
